Privacybeleid

1.Wie is verantwoordelijk

Haertdijk AI, onderdeel van The AI University. KvK 97647640, RSIN 868156462, EORI NL868156462. Contact voor privacyvragen: [email protected]. U kunt ook het contactformulier op onze site gebruiken.

2.Onze twee rollen

Voor documenten die uw organisatie in Haertdijk AI verwerkt, is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en is Haertdijk verwerker; die verwerking valt onder de verwerkersovereenkomst die wij met u sluiten. Voor onze eigen website, klantadministratie, facturatie en communicatie zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dit beleid gaat over dat tweede deel.

3.Welke gegevens we verwerken

• Gegevens die u zelf verstrekt: naam, organisatie en e-mailadres wanneer u een gids downloadt, een pilot of een kennismaking aanvraagt.
• Inhoud die u in de tool plaatst: de documenten en tekstfragmenten die u selecteert om te laten analyseren.
• Automatisch verzamelde gegevens: technische gegevens zoals IP-adres, apparaat- en browsertype en gebruiksgegevens, en cookies.

4.Waarvoor en op welke grondslag

We verwerken gegevens op basis van de grondslagen uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: om de dienst te leveren en uw aanvraag te behandelen.
• Toestemming: voor analyse-cookies en voor e-mails waarvoor u zich apart aanmeldt.
• Gerechtvaardigd belang: om de site te beveiligen, misbruik te voorkomen en de dienst te verbeteren.
• Wettelijke verplichting: waar de wet ons daartoe verplicht.

5.Uw documenten en AI

De documenten en inhoud die u in de tool plaatst, verwerken we om u het resultaat te tonen. Wij trainen geen AI-modellen op uw documenten en staan dit ook niet toe aan de leveranciers die wij daarvoor inschakelen. De afspraken hierover leggen we vast in de verwerkersovereenkomst.

6.Geen geautomatiseerde besluitvorming

Haertdijk AI neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten waaraan voor u rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Elke uitkomst is een aanwijzing met bronvermelding die door een mens wordt beoordeeld. In Haertdijk AI werkt u met een AI-systeem; dat maken wij in het product zelf duidelijk.

7.Beroepsgeheim

Wij werken voor advocaten, notarissen en compliance-professionals en richten onze dienst daarop in. Documenten die u uploadt kunnen onder uw wettelijke geheimhoudingsplicht vallen (artikel 11a Advocatenwet, artikel 22 Wet op het notarisambt). Daarom geldt:

• wij en iedereen die onder onze verantwoordelijkheid werkt zijn contractueel aan dezelfde geheimhouding gebonden, ook na afloop van de overeenkomst;
• wij gebruiken uw documenten niet voor het trainen van AI-modellen;
• wij verstrekken u bij het aangaan van de overeenkomst, en daarna op verzoek, de volledige lijst van subverwerkers met naam en verwerkingslocatie;
• wij verwijderen uw documenten na afloop, met schriftelijke bevestiging.

8.Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met leveranciers die nodig zijn om de dienst te leveren, zoals hosting, betaling, e-mail en AI-verwerking, en alleen onder een verwerkersovereenkomst. We verkopen geen persoonsgegevens. De actuele subverwerkerslijst verstrekken wij bij het aangaan van de overeenkomst en op verzoek; over een voorgenomen wijziging informeren wij klanten vooraf, met de mogelijkheid bezwaar te maken.

9.Hoe lang we bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, of dan wettelijk vereist. Onze termijnen:

Deze termijnen zijn gebaseerd op wettelijke bewaarplichten en, waar de wet geen termijn stelt, op de kortste periode die wij voor het genoemde doel nodig hebben. Wij toetsen ze periodiek.

10.Doorgifte buiten de EER

Onze eigen applicatie draait op infrastructuur binnen de EU. De AI-verwerking loopt via een externe AI-leverancier en kan deels buiten de EER plaatsvinden; in dat geval gebeurt dat op basis van passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. De details per leverancier staan in de verwerkersovereenkomst.

11.Beveiliging en datalekken

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Ons beveiligings- en privacyprogramma is in opbouw; de actuele stand staat op onze beveiligingspagina.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens waarvoor wij verwerkingsverantwoordelijke zijn en die waarschijnlijk een risico inhoudt voor uw rechten en vrijheden, melden wij dit binnen 72 uur na kennisname aan de Autoriteit Persoonsgegevens; bij een waarschijnlijk hoog risico informeren wij ook u (artikelen 33 en 34 AVG).

Haertdijk heeft geen functionaris gegevensbescherming aangesteld; gelet op de aard en omvang van onze verwerkingen zijn wij daartoe niet verplicht (artikel 37 AVG). Ons contactpunt voor privacyvragen is [email protected].

12.Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar, en u kunt gegeven toestemming intrekken. Dien een verzoek in via het contact hierboven. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13.E-mail en de gids

Downloadt u onze gids, dan gebruiken wij uw e-mailadres om u de gids toe te sturen. Alleen als u daarnaast het aparte vakje aanvinkt, sturen wij u e-mails over Haertdijk AI (artikel 11.7 Telecommunicatiewet). Dat vakje staat nooit vooraf aangevinkt en de download hangt er niet van af. Afmelden kan in elke e-mail, gratis en direct. Wij bewaren het bewijs van uw toestemming zolang wij u mailen en tot 5 jaar daarna.

14.Cookies

Zie ons cookiebeleid voor welke cookies we gebruiken en hoe u uw keuze wijzigt.

15.Wijzigingen

We kunnen dit beleid aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.