Hoe leg ik aantoonbaar vast hoe ik AI heb gebruikt bij een dossier?

Met drie regels bij elk stuk waar AI aan te pas kwam: welke tool en wanneer, en of het een afgeschermde omgeving was of een publieke chatbot; welke invoer, met de documentversie erbij; en wie de eindtoets deed. Daarvoor hoeft u geen registratiesysteem in te richten. Deze drie regels beantwoorden vrijwel elke reconstructievraag die vandaag gesteld wordt.

Bestaat er een wettelijke plicht om AI-gebruik in het dossier vast te leggen?

Niet in de bronnen die wij doorzochten. Geen enkele Nederlandse toezichthouder publiceert wat er bij een controle op AI wordt getoetst. Er bestaat een reconstructie-verwachting en geen vastleggingsplicht. Het verschil werd zichtbaar in april 2026, toen de rechtbank Oost-Brabant ter zitting vroeg naar prompt, invoerversie en instellingen; de advocaat kon niets reproduceren en de rechtbank sloeg geen acht op het stuk.

Welke controle-stappen schrijven de beroepsrichtlijnen voor?

Zes richtlijnen, van de NOvA, de Belgische ordes, de CCBE, de Law Society, de Bar Council en de Britse rechterlijke macht, schrijven elk een deel voor. Achter elkaar gelezen zijn het vijf stappen die elk een spoor in het dossier achterlaten: triage vooraf, de tool-poort, controle per verwijzing, eindversie-review met vastlegging, en uitvragen wat er is gecontroleerd bij stukken die u aangeleverd krijgt. Die keten als geheel staat in geen van de documenten; de ordening is van ons.

Wat doe ik met een AI-analyse als ik de werkwijze erachter niet kan uitleggen?

Dan hoort die analyse niet in uw dossier, want de reconstructievraag komt hoe dan ook. In april 2026 vroeg de rechtbank Oost-Brabant ter zitting naar prompt, invoerversie en instellingen; de advocaat kon niets reproduceren en het stuk verloor zijn bewijswaarde. Er bestaat geen vastleggingsplicht, wel een reconstructie-verwachting, en dat verschil is precies waar het misgaat. De praktische ondergrens zijn de drie regels hierboven: welke tool en wanneer, welke invoer met welke versie, en wie de eindtoets deed.

Wie is verantwoordelijk als een AI-systeem een fout maakt in mijn werk?

U, en dat verandert niet door het gereedschap. De verantwoordelijkheid verschuift niet mee met de tool: wie tekent, blijft persoonlijk verantwoordelijk. In de zaak van april 2026 voerde de advocaat aan dat zijn cliënt de bronnen had gecontroleerd; de rechtbank passeerde de productie toch. En andersom rekende de kantonrechter een procederende burger juist aan dat hij zijn AI-stukken niet had laten controleren. De controle ligt in beide richtingen bij de professional.

Documentatie / Dossier op orde

Dossier op orde voor toezicht en controle

Sven Haertlein · 17 juli 2026

Een dossier op orde betekende altijd al: kunnen laten zien wat u deed. AI voegt daar een laag aan toe die nergens formeel is voorgeschreven en toch al wordt gevraagd.

Kernpunten

In de bronnen die wij doorzochten publiceert geen enkele Nederlandse toezichthouder een AI-inspectielijst; het dekenberaad richtte in zijn jaarverslag 2025 wel een AI-portefeuille in, gericht op handhaving.

De civiele rechter vroeg in april 2026 al ter zitting naar prompt, invoerversie en instellingen; de advocaat kon niets reconstrueren en verloor de bewijswaarde van het stuk.

Uit zes beroepsrichtlijnen is een keten van vijf controle-stappen af te leiden die als dossier-checklist bruikbaar is.

Drie regels per AI-geraakt stuk (welke tool, welke invoer, wie controleerde) beantwoorden vrijwel elke reconstructievraag die vandaag gesteld wordt.

Voor contracten en adviezen vonden wij nergens een gepubliceerde werkinstructie; wie daar een lat wil, legt hem zelf.

1.Wat toezichthouders vandaag wel en niet vragen

Wie werk aflevert dat later door een ander bekeken kan worden, kent de vraag die dan komt: hoe is dit tot stand gekomen? Voor advocaten stelt de deken die vraag, voor notarissen het Bureau Financieel Toezicht, voor accountants de accountantskamer, voor financiële ondernemingen de AFM. Bij overheden kan elke burger via een Woo-verzoek stukken en concepten opvragen, en in grote organisaties stelt de interne audit dezelfde vraag.

Voor AI-gebruik is het eerlijke antwoord: de vraaglijst bestaat nog niet. In de bronnen die wij doorzochten, vooral rond de advocatuur, publiceert geen enkele Nederlandse toezichthouder wat er bij een controle op AI wordt getoetst. De NOvA-aanbevelingen leggen een documentatieplicht op afwegingsniveau (“Documenteer de afwegingen voor het gebruik van een AI-tool”); de woorden vastleggen, registreren en aantonen komen op die pagina niet voor. Het College van toezicht advocatuur noemt AI in zijn jaarverslag 2025 één keer, als gespreksthema, en meldt dat zelfs de registratie van kantooronderzoeken nog niet overal op orde is.

Toch beweegt het toezicht. Het dekenberaad richtte blijkens zijn jaarverslag 2025 (verschenen april 2026) een nieuwe AI-portefeuille in, gericht op “handhaving op het gebruik van AI door advocaten waarbij toepassing van de kernwaarden zoals deskundigheid, integriteit en vertrouwelijkheid centraal staan”. Een inspectielijst hoort daar nog niet bij; wat een kantooronderzoek concreet op AI toetst, is nergens gepubliceerd.

De reconstructievraag zelf wordt intussen wel gesteld, alleen niet door een toezichthouder. In april 2026 vroeg de rechtbank Oost-Brabant een advocaat ter zitting welke prompt hij had gegeven, welke documentversie hij had ingevoerd en welke instellingen hij had gebruikt. Hij kon niets reproduceren, en de rechtbank sloeg geen acht op het stuk. Die zaak en de andere Nederlandse uitspraken bespreken we op Toezicht en rechtspraak. Voor dit stuk telt de conclusie: er bestaat een reconstructie-verwachting, geen vastleggingsplicht. Op 12 augustus 2026 werd zichtbaar wat dat in de praktijk betekent. De rechtbank Amsterdam (ECLI:NL:RBAMS:2026:8258) trof een onjuist citaat aan uit het arrest DSM/Fox; de raadsman ontkende AI-gebruik maar kon niet achterhalen hoe de passage in het stuk terecht was gekomen. De rechtbank vond dat laatste niet beslissend en rekende een halve punt extra proceskosten toe, 2.315,50 euro, omdat het onjuiste citaat de wederpartij en de rechtbank nodeloos tijd had gekost (r.o. 4.22). Wie de drie regels hieronder bijhoudt, kan die vraag wel beantwoorden. Wij denken dat elke controleur, van deken tot interne auditor, in wezen dezelfde reconstructievraag zal stellen. Voor de velden buiten de advocatuur is dat onze lezing; een gepubliceerde norm bestaat daar niet.

Terug naar boven

2.De vijf stappen uit de richtlijnen zijn uw dossier-checklist

Zes beroepsrichtlijnen (NOvA, de Belgische ordes, CCBE, Law Society, Bar Council en de Britse rechterlijke macht) schrijven elk een deel van de controle voor. Achter elkaar gelezen vormen ze een keten van vijf stappen, en elke stap laat een spoor na dat in een dossier past. De keten als geheel staat in geen van de documenten; de ordening is van ons.

Triage vooraf. De CCBE-gids van oktober 2025 laat ongecontroleerd gebruik alleen toe bij taken zonder risico, of wanneer de ontvanger volledig weet dat hij ongeverifieerde AI-output krijgt. Dossierspoor: bij welk soort werk u AI toestaat en waar niet.
De tool-poort. De NOvA: “Gebruik uitsluitend tools met bronvermelding, zodat de output verifieerbaar is en overeenkomst met de oorspronkelijke bron.” De controle begint dus voor het genereren, bij de toolkeuze. Dossierspoor: welke tools zijn toegelaten en waarom.
Controle per verwijzing. De Belgische ordes eisen de bestaan-check (“De advocaat controleert het bestaan van de in het resultaat aangehaalde wetgeving, rechtsleer en rechtspraak”); de NOvA eist handmatige controle tegen de oorspronkelijke bron; de Bar Council gaat het verst en eist dat de bron de stelling ook echt draagt (“actually support the propositions asserted”). Dossierspoor: wat er per verwijzing is nagekeken.
Eindversie-review en vastlegging. De Law Society eist review van de eindversie, niet van een tussenstand, en zet vastlegging letterlijk op haar checklist: “document inputs, outputs and any errors of the generative AI tool”. Dossierspoor: wie de eindtoets deed, op welke versie.
Aangeleverde stukken. De Britse rechterlijke macht instrueert rechters bij vermoedelijk AI-werk uit te vragen welke controles zijn gedaan (“ask what checks for accuracy have been undertaken (if any)”). Dossierspoor: wat u vroeg toen een client of wederpartij u een AI-concept gaf, en wat het antwoord was.

Drie van deze zes bronnen zijn Brits en voor Nederland niet bindend. Wij gebruiken ze omdat ze de meest concrete werkinstructies bevatten die publiek bestaan.

Terug naar boven

3.Drie regels per stuk beantwoorden bijna elke vraag

U hoeft hiervoor geen registratiesysteem in te richten. Stel u de controleur voor die over twee jaar uw dossier opent en vraagt hoe dit stuk tot stand kwam. Drie regels bij elk stuk waar AI aan te pas kwam geven het antwoord:

Welke tool, wanneer. Naam en datum, en of het een afgeschermde omgeving was of een publieke chatbot.
Welke invoer. Welke documentversie ging erin. Dit was precies het struikelpunt in de zaak van april 2026: de invoer bleek een oud concept zonder bijlagen, terwijl er een definitieve versie bestond.
Wie controleerde. Wie de verwijzingen naliep (bestaat de bron, klopt de vindplaats, draagt hij de stelling) en wie de eindtoets op de eindversie deed.

Veel werk is dat niet: drie regels per stuk, al hebben we ook die tijd nog niet gemeten. Het hoeft ook geen losse administratie te blijven: wie werkt met een tool die elke bevinding aan een citaat en een bronanker koppelt, zoals wij dat in Haertdijk AI hebben gebouwd, heeft de tweede en derde regel als bijproduct van het werk in het dossier staan. De drie regels zelf werken met elke tool, ook met pen en papier.

Terug naar boven

4.Voor contracten en adviezen legt u de lat zelf

Alles hierboven leunt op richtlijnen die vooral over processtukken en verwijzingen gaan. Voor contracten en adviezen vonden wij in geen enkele doorzochte bron een gepubliceerde werkinstructie met controle-stappen; ook de Amerikaanse checklists die wij bekeken blijven daar generiek. De kantoren zelf tonen hetzelfde beeld: van de tien kantoren die het Advocatenblad in mei 2026 interviewde beschrijft geen enkel kantoor publiek de handeling per stuk. Wat zij wel publiceren is de bestuurslaag: rolverdelingen, eindtoetsen, de belofte dat een mens eindverantwoordelijk blijft. Houthoff is voor zover wij vonden het enige Nederlandse kantoor met een zelfstandig publiek AI-statement, en ook daar blijft de werkinstructie intern.

Wij denken dat dit gat verklaarbaar is. Een processtuk heeft ingebouwde controleurs: de wederpartij en de rechter lezen mee. Een advies of contract heeft die niet; een fout blijft daar onzichtbaar tot er schade is. Dat zegt iets over waar fouten zichtbaar worden, en daarmee nog niets over waar de meeste fouten vallen.

De praktische conclusie: wie voor contracten en adviezen een controleerbare werkwijze wil, legt de lat zelf. De drie regels uit de vorige sectie zijn daarvoor genoeg; er bestaat vandaag geen publieke norm die meer eist, en wie ze vastlegt loopt voor op elke gepubliceerde werkinstructie die wij vonden.

Terug naar boven

5.Wat mensen hierover vragen

Hoe leg ik aantoonbaar vast hoe ik AI heb gebruikt bij een dossier?: Met drie regels bij elk stuk waar AI aan te pas kwam: welke tool en wanneer, en of het een afgeschermde omgeving was of een publieke chatbot; welke invoer, met de documentversie erbij; en wie de eindtoets deed. Daarvoor hoeft u geen registratiesysteem in te richten. Deze drie regels beantwoorden vrijwel elke reconstructievraag die vandaag gesteld wordt.
Bestaat er een wettelijke plicht om AI-gebruik in het dossier vast te leggen?: Niet in de bronnen die wij doorzochten. Geen enkele Nederlandse toezichthouder publiceert wat er bij een controle op AI wordt getoetst. Er bestaat een reconstructie-verwachting en geen vastleggingsplicht. Het verschil werd zichtbaar in april 2026, toen de rechtbank Oost-Brabant ter zitting vroeg naar prompt, invoerversie en instellingen; de advocaat kon niets reproduceren en de rechtbank sloeg geen acht op het stuk.
Welke controle-stappen schrijven de beroepsrichtlijnen voor?: Zes richtlijnen, van de NOvA, de Belgische ordes, de CCBE, de Law Society, de Bar Council en de Britse rechterlijke macht, schrijven elk een deel voor. Achter elkaar gelezen zijn het vijf stappen die elk een spoor in het dossier achterlaten: triage vooraf, de tool-poort, controle per verwijzing, eindversie-review met vastlegging, en uitvragen wat er is gecontroleerd bij stukken die u aangeleverd krijgt. Die keten als geheel staat in geen van de documenten; de ordening is van ons.
Wat doe ik met een AI-analyse als ik de werkwijze erachter niet kan uitleggen?: Dan hoort die analyse niet in uw dossier, want de reconstructievraag komt hoe dan ook. In april 2026 vroeg de rechtbank Oost-Brabant ter zitting naar prompt, invoerversie en instellingen; de advocaat kon niets reproduceren en het stuk verloor zijn bewijswaarde. Er bestaat geen vastleggingsplicht, wel een reconstructie-verwachting, en dat verschil is precies waar het misgaat. De praktische ondergrens zijn de drie regels hierboven: welke tool en wanneer, welke invoer met welke versie, en wie de eindtoets deed.
Wie is verantwoordelijk als een AI-systeem een fout maakt in mijn werk?: U, en dat verandert niet door het gereedschap. De verantwoordelijkheid verschuift niet mee met de tool: wie tekent, blijft persoonlijk verantwoordelijk. In de zaak van april 2026 voerde de advocaat aan dat zijn cliënt de bronnen had gecontroleerd; de rechtbank passeerde de productie toch. En andersom rekende de kantonrechter een procederende burger juist aan dat hij zijn AI-stukken niet had laten controleren. De controle ligt in beide richtingen bij de professional.

Terug naar boven

6.Waar dit stuk ophoudt

Wij onderzochten de advocatuur het diepst. Of het Bureau Financieel Toezicht, de AFM of de accountantskamer eigen AI-toetsingskaders in voorbereiding hebben, hebben wij niet onderzocht; de verbreding naar die velden is onze lezing.
De vijf-stappen-keten is onze reconstructie; geen enkele richtlijn presenteert hem als geheel, en drie van de zes bronnen zijn Brits.
“Geen inspectielijst” en “geen werkinstructie voor contracten” zijn negatieve vondsten binnen de doorzochte set, geen uitputtende claims; interne dekenstukken, zoals de vragenlijst van het kantooronderzoek zelf, zijn niet openbaar.
Er is een reconstructie-verwachting bij de rechter, geen wettelijke vastleggingsplicht. Wie dit stuk leest als “de deken gaat uw logs opvragen” leest er meer in dan de bronnen dragen.
Richtlijnen en toezichtplannen veranderen snel; dit beeld is maanden houdbaar, geen jaren.

Terug naar boven

7.Bronnen

Rb. Amsterdam, ECLI:NL:RBAMS:2026:8258 (12 augustus 2026), r.o. 4.21 en 4.22: onjuist citaat uit DSM/Fox, de raadsman kon de herkomst niet achterhalen, halve punt extra proceskosten.
NOvA, Aanbevelingen AI in de advocatuur (eind 2025).
Dekenberaad, Jaarverslag Toezicht op de Advocatuur 2025 (april 2026), p. 13.
College van toezicht advocatuur, Jaarverslag 2025 (aangeboden 26 februari 2026).
CCBE, Guide on the use of generative AI by lawyers (2 oktober 2025).
OVB/OBFG, Richtlijnen voor advocaten voor het gebruik van Artificiële Intelligentie (20 januari 2025).
The Law Society of England and Wales, Generative AI: the essentials (bijgewerkt 1 oktober 2025).
Bar Council, Considerations when using ChatGPT and generative artificial intelligence software (november 2025).
Courts and Tribunals Judiciary, AI Guidance for Judicial Office Holders (14 april 2025).
Advocatenblad, Tien kantoren over AI (editie 2026-05).
Houthoff, AI Statement (geraadpleegd 16 juli 2026).
Haertdijk AI, Toezicht en rechtspraak (de Nederlandse uitspraken, met vindplaatsen).

Wilt u de drie regels in uw eigen dossiers proberen, of hebben wij een toezichtstuk gemist? Mail ons via [email protected], of lees zelf na via de bronnen hierboven.

Terug naar boven